Companion® is een service voor het beheersen en voorkomen van het ziekteverzuim in uw organisatie. De service is gebaseerd op een innovatieve web-based applicatie welke gebruik maakt van de modernste technieken en nieuwe mogelijkheden van het internet.
Jarenlange ervaring in de praktische uitvoering en ervaring met het vertalen van arbo- en verzuimvraagstukken naar oplossingen hebben geleid tot deze flexibele aan de organisatie aanpasbare ICT-oplossing.
Het gebruik wordt doorbelast op basis van het daadwerkelijke gebruik van de service (gemiddeld aantal geregistreerde werknemers per maand of kwartaal) en is gebaseerd op het SaaS-principe.
Hoe werkt het in de praktijk.
Uitgangspunt is een volledig ingericht omgeving waarin, in overleg met de eindgebruiker, alle aanpassingen zijn verwerkt om de afgesproken acties uit te voeren (conform het verzuimbeleid) en wettelijke verplichtingen (o.a. Wet Verbetering Poortwachter (WVP)) na te komen.
Verlofaanvraag
Op een willekeurig moment wordt een ziekteverlofaanvraag ingevoerd in Companion®. Naar aanleiding van een verzuimmelding van een werknemer kan een registratie van het ziekteverlof worden gemaakt.
Hier zijn twee opties:
- de ziekteverlofaanvraag wordt direct geregistreerd als zijnde toegekend.
- de ziekteverlof wordt als ‘aanvraag’ geregistreerd en vervolgens door een andere gebruiker (met ander autorisatie) wel of niet toegekend.
Bij de registratie/toekenning worden aanvullende gegevens vastgelegd. Eén van deze gegevens is de oorzaak van het verzuim (o.a. ‘Regulierziekteverlof’, Zwangerschapsklachten, Zwangerschapsverlof, Zorgverlof, Verlof tbv Orgaandonatie, Ziekteverlof Uitzendkrach,..) en kenmerken van de werknemer (bv status mbt WIA, WAO, AGH, SFB) bepalen de te ondernemen acties.
Te ondernemen acties
Bij het registreren van het verlof worden, conform een vooraf vastgesteld protocol, taken gepland in de tijd.
Deze taken zijn geheel zelf (vooraf) te definiëren en komen voor de verantwoordelijke gebruiker automatisch in beeld (in het actiescherm of via een email-alert).
Door het gebruik van signaalkleuren is eenvoudig te zien welke acties bij de verschillende taken volgens het protocol uitgevoerd dienen te worden. De gewenste acties worden in het systeem volgens de opgegeven tijd-lijn gepland.
Per actie is aan te geven wanneer welke actie verwacht wordt (signalering, rappelering, waarschuwing). Uitgevoerde verrichtingen worden groen weergegeven, (tijdig uitgevoerd, te laat uitgevoerd).
Geannuleerde verrichtingen worden alleen weergegeven als de gebruiker er om vraagt (vervallen, tijdig geannuleerd, te laat geannuleerd en niet verschenen)
Alle overige (nog uit te voeren) verrichtingen worden lichtgrijs weergegeven
Uitvoeren acties
Iedere verantwoordelijke persoon kan gebruik maken van Companion® en krijgt overzichtelijk alle taken in beeld.
Vanuit het actie-scherm kunnen alle administratieve handelingen geregistreerd worden en kunnen de relevante documenten gemaakt worden. Eventuele vervolgacties kunnen (volledig automatisch) en afhankelijk van het resultaat en een eventuele conclusie opgezet worden.
| bv: | Het afhandelen van de actie 'Opstellen Actueel Oordeel' door de Arts, zet het systeem automatisch de actie 'Opstellen Plan van Aanpak' voor de Casemanager op. De actie wordt direct in de signaleringskleur weergegeven. |
| Het afhandelen van de actie 'Tussentijdse evaluatie' door de leidinggevende, zet het systeem automatisch dezelfde actie 6 weken later weer op. De nieuwe actie komt automatisch een week van te voren in de actielijst van de leidinggevende. |
Bij het opzetten van de acties wordt ook rekening gehouden met:
- de verzuimreden
- het verzuimverleden van de werknemer
- de verzuimfrequentie van de werknemer
- de inmiddels uitgevoerde acties in het samengestelde verzuim
- persoonlijke markeringen en specifieke kenmerken van de werknemer
Genereren documenten
De lay-out van de documenten is naar eigen wens in te richten (inhoud en opmaak) en het systeem is standaard voorzien van alle recente rapportagedocumenten tbv het UWV. (WAZo-, Vangnet ZW- en WVP-meldingen).
Door gebruik te maken van de nieuwste technieken en een stuk eigen ontwikkeling worden de documenten direct op het scherm weergegeven zonder noemenswaardige wachttijd, het dossier kan gelijk afgewerkt worden.
Herstel en deelherstel
Conform de verlofaanvraag kunnen ook deel-herstelmelding (met loonwaarde) en hersteldmeldingen geregistreerd worden.
Bij deze meldingen worden, afhankelijk van de verzuimduur en de voortgang van de begeleiding en uitgevoerde meldingen aan het UWV de noodzakelijke acties opgezet.
| bv: | De hersteldmelding naar het UWV indien de eerste ziekteaangifte is uitgevoerd. |
| Het opstellen verkort re-integratieverslag indien een werknemer ‘ziek uit dienst’ gaat. |
Wijzigen meldingen
Overal worden fouten gemaakt, zo kan het voorkomen dat een verlofmelding niet juist is geregistreerd. De mutatie kan het wijzigen van een melding betreffen of het volledig verwijderen van een geregistreerde verlofperiode.
Binnen het systeem zijn voorzieningen getroffen om de opgezette acties opnieuw te plannen en eventueel meldingen naar het UWV te genereren met de juiste/aangepaste gegevens.
| bv: | ziekmelding van een werkneemster is geregistreerd als ‘herintreder’, de volgende dag blijkt dat het verlof geregistreerd had moeten worden als ‘zwangerschapsverlof’. |
| Het systeem zal een actie opzetten met hieraan een wijzigingsformulier tbv het UWV met de melding dat de ziekmelding teruggetrokken wordt. |
Sterke punten zijn o.a.:
- flexibel met betrekking tot protocollering
- afwijking op persoon- en groepsniveau mogelijk
- flexibel met betrekking tot het gebruik van documenten
- flexibel mbt het autoriseren van verschillende gebruikersgroepen (rolgeoriënteerde)
- ondersteuning voor gelaagde organisatiestructuur
- registratie meerdere dienstverbanden mogelijk
- gebruikersvriendelijk
- intelligente hulp bij de bepaling verzuimreden
- alle relevante data ligt vastgelegd in het systeem
- online verwerking resultaten zonder wachttijd
- actief waarschuwing- en rappelleer systeem
- acties zowel voor verzuim, werknemer als organisaties
- advisering op basis verhouding tussen belasting en belastbaarheid
- im- en export van gegevens mogelijk
- rapportage aan derden (verzekeraar, arbodienst e.d.)
- aanvullende begeleiding mogelijk voor ERD-WGA (eigen risico dragers WGA)
- deskundige ondersteuning
- prijs – kwaliteit verhouding zeer gunstig
- eigen kleurstelling en logo mogelijk
- white label (applicatie onder een eigen naam exploiteren)
- ondersteuning van offerte tot beheer van de relatie
- innovatief
- rapportages zeer uitgebreid, naast basisrapportages ook vrij te definiëren rapporten
Companion® Dé oplossing voor U
Distributie in Nederland door: VerzuimAdministratie Nederland BV
Voor andere Europese landen zijn wij nog op zoek naar partners, voor informatie, neem contact op via onderstaand adres
last modified: 11 mei 2008